logo MBR

Copia de seguridad de correo electrónico

Copia de seguridad de correos electrónicos
Compartir artículo

Las empresas dependen del correo electrónico como parte de su flujo de trabajo y comunicación. En todo el mundo, más de 3900 millones de personas usan el correo electrónico, con Gmail y Outlook 365 encabezando la lista de cuentas comerciales.

Cuando envían datos e información importantes de forma regular, la mayoría de los empleados lo hacen sin pensar en el valor de la información. Sin embargo, sin un plan de respaldo o recuperación adecuado , la pérdida de correo electrónico (accidental o no) pone en riesgo los datos, el cumplimiento y la reputación general de una empresa.

Copia de seguridad de correos electrónicos en Microsoft 365

Si bien Microsoft 365 conserva sus correos electrónicos hasta cierto punto, en realidad no los respalda. Opera en un modelo de responsabilidad compartida , lo que significa que el servicio se coordinará contigo en los siguientes escenarios:

  • Seguridad del centro de datos, tanto física como basada en la red
  • Almacenamiento de datos, replicación y redundancia
  • Las garantías de tiempo de actividad y los controles de privacidad son sus principios fundamentales (“si no podemos proteger a las personas, no merecemos su confianza”) del enfoque de seguridad de Microsoft
  • Protección ante grandes eventos que afecten a sus centros de datos como fallas de hardware o software, desastres naturales, cortes de energía, errores del Sistema Operativo, etc.

Sin embargo, para los datos de correo electrónico, la eliminación accidental o malintencionada es responsabilidad de los usuarios finales. Y en lugar de un verdadero servicio de copia de seguridad de Microsoft 365, Microsoft solo proporciona capacidades de archivo. Con Datto SaaS Protection puede ofrecer una solución de copia de seguridad y recuperación. 

Cómo archivar correos electrónicos manualmente en Microsoft 365

Puede archivar su correo electrónico siguiendo estos pasos:

1. Seleccione Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.

2. Seleccione Exportar a un archivo y luego seleccione Siguiente.

3. Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y seleccione Siguiente.

4. Seleccione la carpeta de correo de la que desea hacer una copia de seguridad y seleccione Siguiente.

5. Seleccione una ubicación y un nombre para su archivo de respaldo y luego seleccione Finalizar.

6. Si desea proteger el acceso a sus archivos, cree y confirme una contraseña y luego seleccione Aceptar.

También puede configurar configuraciones de archivo personalizadas según sus necesidades.

Autoarchivar en Microsoft 365

Podrá acceder a los correos electrónicos archivados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los archivos de AutoArchive se pueden encontrar en: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst. Si desea hacer una copia de seguridad de los elementos localmente en su computadora, puede mover o eliminar automáticamente los elementos más antiguos con Autoarchivar o exportarlos a un archivo .pst.

3. Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y seleccione Siguiente.

4. Seleccione la carpeta de correo de la que desea hacer una copia de seguridad y seleccione Siguiente.

5. Seleccione una ubicación y un nombre para su archivo de respaldo y luego seleccione Finalizar.

6. Si desea proteger el acceso a sus archivos, cree y confirme una contraseña y luego seleccione Aceptar.

También puede configurar configuraciones de archivo personalizadas según sus necesidades.

Limitaciones con el archivado en Microsoft 365

Si bien es útil tener estas opciones, la copia de seguridad con Microsoft 365 tiene sus limitaciones, y puede que no sea la más óptima para hacer una copia de seguridad de los datos. El mayor inconveniente de las capacidades de archivo de Microsoft 365 son los períodos de antigüedad de los elementos. Una vez que un elemento llega al final de su período de antigüedad, se elimina automáticamente de Microsoft 365. Para las empresas que buscan un sistema de copia de seguridad integral y consistente, esto puede no ser ideal. 

El período de envejecimiento de los diferentes artículos es el siguiente:

Carpeta

Período de envejecimiento

Bandeja de entrada y borradores, calendario, tareas, notas, diario

6 meses

Objetos eliminados

2 meses

Bandeja de salida

3 meses

MBR

¿Necesitas más información?

¡Contáctanos y nuestro equipo resolverá todas tus dudas! 

Suscríbete a nuestro boletín

Recibe actualizaciones y promociones exclusivas.

Explora más artículos de tu interés

Redes

¿Qué es el pishing?

Hay muchos tipos de ataques cibernéticos que los piratas informáticos utilizan para obtener información, archivos y otros activos de personas y empresas.

verificacion-de-microsoft
Ofimática

Robo de información

Hay muchos tipos de ataques cibernéticos que los piratas informáticos utilizan para obtener información, archivos y otros activos de personas y empresas.

Abrir chat
1
Hola en que podemos ayudarte ?